Region H: Integrationer, datasikkerhed og medarbejdertrivsel
Region Hovedstaden har med Plan2learn samlet kursusadministration, kompetencestyring, trivselsmålinger og data i én sikker og stabil platform. Gennem skræddersyede integrationer og et tæt samarbejde har regionen automatiseret manuelle arbejdsgange, styrket datasikkerheden og skabt bedre rammer for medarbejdernes læring, udvikling og trivsel.
Om kunden:
Region Hovedstaden har omkring 1,93 millioner indbyggere fordelt på 29 kommuner, hvilket gør den til Danmarks mest folkerige region. Regionen en af landets største arbejdsplader, og løser opgaver inden for sundhed, socialområdet og regional udvikling, herunder drift af regionens hospitaler.
- Sikker håndtering af data, roller og adgange
- Automatiserede arbejdsgange gennem stærke integrationer
- Databaseret fokus på medarbejdertrivsel og udvikling
Struktur og overblik for 60.000 brugere
I en stor og kompleks organisation som Region Hovedstaden er struktureret kursusadministration, kompetencestyring og digital træning fuldstændig afgørende for at kunne arbejde effektivt, udviklingsorienteret og efterleve de akkrediteringskrav, der stilles til det danske sundhedsvæsen.
Men at håndtere 60.000 brugere på én digital løsning er ikke ligetil. Derfor har den tryghed og stabilitet som Plan2learn har leveret i det 18 år lange samarbejde altid været værdsat.
”Vi startede jo med simpel kursusadministration, men kunne hurtigt se fordelene i at udbrede systemet i Regionen. Både medarbejdere og ledere kan let tilgå, tilmelde eller håndtere kursusadministration og kompetencestyring. Alt bliver dokumenteret i systemet, så vi undgår inkonsistent information eller tastefejl. Samtidig har vi kunnet parkere Word og Excel-dokumentation, hvilket har været en lettelse og frigivet tid hos vores medarbejdere”
Systemudvikling og integrationer i et stærkt samarbejde
Hos Regionen har man valgt at have flere systemansvarlige tilknyttet Plan2learn platformen. Det har medført en god og solid forankring af systemet, hvor det praktiske kendskab sætter dem i stand til at handle hurtigt både når nye initiativer skal vurderes, og når brugerne oplever udfordringer. Det ved Maiken Bech Grønskov, som har arbejdet med Plan2learn hos Region H i snart 10 år. Først som studentermedhjælper og senere som projektleder med ansvar for udvikling af systemet. Et af de centrale udviklingsområder Maiken kastede sig over var fakturering og ompostering.
”Vi kunne se, at der blev brugt mange ressourcer på at fakturere, når medarbejdere havde været på kursus. Derfor gik vi i gang med at udvikle en integration fra Plan2learns system til vores økonomisystem. Samarbejdet mellem vores eksperter og Plan2learn gjorde at vi hurtigt fik skabt en løsning, så kursusportalen kunne føde alt data ind i vores økonomisystem. Så nu kan flere hundrede posteringer sendes til fakturering i stedet for manuelt arbejde. Det letter vores arbejdsgange gevaldigt!”
Tilmelding og betaling med et swipe
Økonomiintegrationen bruges også flittigt i forbindelse med interne arrangementer, hvor klassisk kursusadministration fylder en stor del. Det er bl.a. når der oprettes kurser, uddannelsesplaner eller forløb for medarbejdere. Her tilbyder regionen som regel et hybridt undervisningsformat, hvor både online- og fysisk undervisning kan indgå i et og samme kursus. Til hvert kursus er et grupperum, hvor deltagere og underviser kan interagere og dele undervisningsmateriale. Ved tilmelding er der tilknyttet en online betalingsløsning med mobilepay, som er identisk med den brugeroplevelse man får, når man handler på en webshop – et swipe og så er der betalt.
Datasikkerhed der møder krav
Digitaliseringen af flere opgaver der tidligere var manuelle, har flere fordele end blot effektivisering og lettere arbejdsgange. Det sikrer samtidig også at Regionen har alt data samlet i en platform, hvor det kan afgrænses, hvem der har adgang til hvad. Granuleringen af adgange er værdifuld for en stor og kompleks organisation som Region H, da den imødekommer Regionens domæneopbygning. Det skaber en øget datasikkerhed, som sikrer at regionen efterlever de retslige krav til bl.a. GDPR.
”Vi er jo en stor og kompleks organisation, og vi har brug for at kunne styre roller og adgange ift. hvem der skal kunne se, hvad. Det er Plan2learns system virkelig godt til at håndtere, og det er vigtigt ift. datasikkerhed, compliance og GDPR.” fortæller Maiken Bech Grønskov
Data styrker medarbejdertrivsel og udvikling
De mange muligheder for at fremstille og udtrække data direkte fra platformen bliver også brugt i andre sammenhænge. Et område, hvor det gør en markant forskel, er indenfor medarbejdertrivsel. Her har Regionen investeret i at udvikle trivselsmålinger i et spørgeskema med høj kompleksitet. Det giver bl.a. hospitalerne mulighed for at vælge særlige spørgsmål, som er relevante for netop deres hospital eller område og yderligere bryde det ned i særlige behov. Målingerne er skræddersyet til Region H, da medarbejdertrivsel står højt på Regionens dagsorden.
”Vi tager medarbejdernes trivsel og velvære seriøst. Det er trivselsmålingerne et godt billede på. Det er et værktøj til ledere såvel som medarbejdere, der kan medvirke til at sikre arbejdsglæde og udvikling”
De skræddersyede trivselsmålinger er integreret i Regionens eget system, som giver et organisatorisk overblik over, hvem der er leder for hvem. Her er målingerne afgrænset og tilpasset leder-medarbejder hierarkiet, så ledere kan følge udviklingen af data og historiske trivselsmålinger i regionen.
Platformen udvikles løbende – sammen
Det lange samarbejde mellem Region H og Plan2learn har skabt tillid og et solidt organisationskendskab hos begge parter. Centrale elementer når en digital platform på engang skal kunne rumme høj faglig og teknologisk kompleksitet og brugervenlighed.
Den gensidige tillid og det gode kendskab gør, at det er naturligt at udfordre hinanden for at udvikle løsningen sammen. Her er det en fordel at Plan2learns platform bliver brugt i så vid udstrækning i regionen, da det betyder at Plan2learn på forhånd kan spotte muligheder og konsekvenser ved nyudvikling og tilføjelser til afgreninger af platformen. Det reducerer mængden af fejl i systemet og sikrer stabilitet, så brugere og administratorer kan føle sig trygge, uanset hvilket modul i platformen de benytter. Maiken beskriver med egne ord samarbejdet sådan her:
”I kender os rigtig godt. Så når vi kommer med et ønske til udvikling af systemet, oplever vi, at vi bliver taget alvorligt, men også at vi bliver udfordret konstruktivt. Man kan sige at Plan2learn sidder oppe i helikopteren med grundig teknisk forståelse af vores produkter og behov, samt et overblik over konsekvenser og fordele ved tilpasninger i platformen. Og det er lige det vi har brug for. En teknisk partner at spille bold med, for vi er jo ikke udviklere eller arkitekter”
Kompetent sparring skaber tryghed
Når det drejer sig om mindre sager benytter regionen sig af ticket-systemet hos Plan2learn, hvor supporten sidder klar til at hjælpe. Ved større forespørgsler og i forbindelse med projekter er koncerncentre og flere specialister hos Plan2learn typisk involveret. Det gælder bl.a. i forbindelse med sammenlægning af Region H og Region Sjælland som i 2027 bliver til Region Øst Danmark. Begge regioner bruger Plan2learn, hvilket gør migreringen og arbejdsgangene lettere, selvom opgaven er stor og vil strække sig over flere år.
Det er ikke første gang, at Plan2learn og Region H har navigeret i en stor og kompleks omstrukturering sammen. Da psykiatrien blev fusioneret med regionen og 6.000 medarbejdere skulle flyttes på tværs af lønsystemer og hospitaler, betød det også at en stor mængde kursusdata skulle følge med ud på nye steder. Her viste samarbejdet sin værdi, ikke bare som leverandørforhold, men som fælles problemløsning.
Og det er netop den fælles tilgang til problemløsning og opmærksomheden på detaljerne, som Maiken oplever og værdsætter hos specialisterne hos Plan2learn:
”Vi oplever kompetent sparring og en særlig opmærksomhed på, at man ikke bare kan fusionere systemer, når der er bygget analyse, data og integrationer ind. Opmærksomheden på at skabe et værdifuldt system for alle, gør at vi er trygge og i gode hænder ved at have Plan2learn som leverandør” afslutter Maiken Bech Grønskov med et smil.
Vil du vide mere om vores platform?
Med Plan2learn kan du samle al din digitale læring og kursusadministration i én platform. Automatisering og intelligent styring fjerner de manuelle opgaver, så du kan fokusere på det, der skaber værdi.
Du vedligeholder nemt kurser og kataloger, sammensætter nye forløb og får et avanceret overblik over kursisternes eller medarbejderens progression.
Medarbejderen kan også selv gå på opdagelse i kataloget, tilmelde sig og holde styr på deres aktiviteter og evt. gennemførsler via deres personlige “min side”.
