Region Hovedstaden har automatiseret deres håndtering af kompetencer

”En leder kan nemt gå ind i systemet for at få et overblik over medarbejdernes kompetencer og følge op på manglende kompetencer. Vi har personale, der hopper meget rundt mellem hospitaler. Tidligere måtte de ofte tage de samme kurser igen på den nye arbejdsplads, da de ikke havde ordentlig dokumentation. Nu kan man nemt finde deres kompetenceoversigt i platformen, og det sparer medarbejderens tid”

Sådan lyder det fra Jesper Melek Nielsen, som er Forretningsudvikler på Region Hovedstadens LMS. Med Plan2learn har Regionen fået overblik over medarbejderkompetencer på tværs af afdelinger og hospitaler. Derudover har de bygget en række undervisningsforløb, som nu uddanner over 45.000 medarbejdere.

Behov for dokumentation

Center for HR og Uddannelse i Region Hovedstaden var ikke tilfreds med deres håndtering af kurser og læringsforløb. De havde især bemærket et problem med dokumentationen af medarbejdernes kompetencer. Regionens hospitaler håndterede undervisning og dokumentation uafhængigt af hinanden, hvilket betød at den relevante viden var fanget i hovederne på hospitalernes medarbejdere.

”Vi havde problemer med at viden omkring uddannelsesforløb og dokumentation var fragmenteret hos de forskellige hospitaler. Du måtte simpelthen gå ned på den enkelte afdeling og spørge hvor meget tid de brugte på undervisning. Derfor ønskede vi mere struktur i tingene, så vi nemmere kunne leve op til kravene indenfor akkreditering i sundhedsvæsenet” fortæller Jesper Melek Nielsen.

Et akkrediteringsbesøg kan byde på, at et hospital skal kunne fremvise dokumentering af enkelte medarbejderes kompetencer. Region Hovedstaden vurderede at det var for besværligt at holde styr på det i deres gamle organisering.

”Under akkrediteringsbesøg var vi nødt til at kunne fremvise dokumenter på enkelte personer, så vi kunne bevise at de havde kompetencerne som er påkrævet. Vi holdt styr på de forskellige kompetencer i Word og Excel, og det tog alt for meget af vores tid. Vi skulle også holde øje med, hvilke kompetencer som snart udløb, og skulle re-certificeres” uddyber Jesper Melek Nielsen.

”Vi har bygget en lang række forskellige undervisningsforløb, der tilpasser sig efter hvilken medarbejder der logger ind. I disse forløb er der både tilstedeværelseskurser, træning og udvikling af de nødvendige kompetencer for medarbejderens ansvarsområde. Vi har over 45.000 medarbejdere, som tager deres uddannelse gennem systemet, og Plan2learn holder styr på dokumentationen af den individuelle medarbejders kompetencer”
- Jesper Melek Nielsen

Fuldt overblik over undervisning og kompetencer

Plan2learn var allerede i brug i et mindre omfang i regionen, og efter en kort dialog mellem begge parter, blev der lagt en handlingsplan for at imødekomme de nye behov. Det første store undervisningsforløb, som regionen satte op i Plan2learn, var uddannelse i Sundhedsplatformen. Siden da er mange af arbejdsgangene, der har noget at gøre med undervisning og træning, nu håndteret gennem platformen.

”Vi har bygget en lang række forskellige undervisningsforløb, der tilpasser sig efter hvilken medarbejder der logger ind. I disse forløb er der både tilstedeværelseskurser, træning og udvikling af de nødvendige kompetencer for medarbejderens ansvarsområde. Vi har over 45.000 medarbejdere, som tager deres uddannelse gennem systemet, og Plan2learn holder styr på dokumentationen af den individuelle medarbejders kompetencer” fortæller Jesper Melek Nielsen.

Med regionens nye tilgang til undervisning er det også blevet nemmere at bevare overblikket for de forskellige ledere på hospitalerne.

”En leder kan nemt gå ind i systemet for at få et overblik over medarbejdernes kompetencer og følge op på manglende kompetencer. Vi har personale, der hopper meget rundt mellem hospitaler. Tidligere måtte de ofte tage de samme kurser igen på den nye arbejdsplads, da de ikke havde ordentlig dokumentation. Nu kan man nemt finde deres kompetenceoversigt i platformen, og det sparer medarbejderens tid” siger Jesper Melek Nielsen.

Vil du læse mere om strategisk kompetenceudvikling?

Spørgeskemaer har stort potentiale

Spørgeskema-funktionen i Plan2learn benyttes også flittigt i Regionen, hvilket Jesper Melek Nielsen fortæller har været essentielt i at sikre medarbejdernes trivsel.

”Vi har fået bygget et komplet set-up med spørgeskemaer, hvilket betyder vi har lavet de nødvendige målgrupper, og kan aktivere dem øjeblikkeligt. Dermed kan vi med dags varsel sende et spørgeskema ud, og lave løbende trivselsmålinger. Dette var også en stor grund til at vi kunne lave den største måling af patientsikkerhedskultur i verden, hvor vi sendte spørgeskemaer ud til 30.000 medarbejdere” fortæller Jesper Melek Nielsen.

Fremtidsplanerne for Plan2learn er store i regionen, da de i skrivende stund hjælper med udviklingen af et nyt onboarding koncept til platformen.