Preboarding – Sådan forbedrer du din onboarding proces

En strukturet preboarding kan holde din nye medarbejder engageret og optimistisk omkring din organisation, fra dagen de underskriver kontrakten, til deres første arbejdsdag.

Hvad er preboarding?

Du er måske ikke bekendt med ordet ved første øjekast. Onboarding er nok mere velkendt, og er i høj grad blevet omfavnet af flere og flere organisationer. Der bliver lagt større fokus på at give nye medarbejdere en blød opstart end nogensinde før. Men selvom opstarten er utrolig vigtig for både den nye medarbejder, og så sandelig også virksomheden selv, så er der en kort tidsperiode før onboardingen begynder, som måske er ligeså vigtig. Denne periode bliver populært kaldt preboarding.

Preboarding betegner tiden fra medarbejderen får tilbudt jobbet og skriver under på kontrakten, til at de møder op på deres første dag og starter deres egentlige onboarding. En preboarding skal sørge for at holde medarbejderen engageret og positiv omkring sin kommende arbejdsplads, indtil de rent faktisk møder op.

Engager medarbejderen hurtigst muligt

Så onboarding dækker altså opstartsperioden, når medarbejderen første gang møder ind og skal lære sine nye arbejdsopgaver. Men du bør ikke ignorere preboarding, blot fordi din onboarding er stærk. Med en effektiv preboarding holder du den nye medarbejder motiveret og udstyrer dem med alle de nødvendige redskaber til at gøre onboarding-forløbet til en succes. Derfor skal du mere anse preboarding som en DEL af din onboarding proces.

De er altså discipliner som er bundet sammen ved hoften, og derfor er det også de samme principper som går igen. Sørg for at dine medarbejdere bliver udstyret bedst muligt, både på kommende opgaver, redskaber og sociale aspekter, så deres første tid i organisation bliver gnidningsfri.

Fordelene ved en preboarding er derfor også de samme, som vi tidligere har beskrevet ved et onboardingforløb. Du øger blot chancen for at gøre dem til virkelighed. Større medarbejdertilfredshed, bedre chance for at medarbejderen ikke forlader dig inden for det første år af ansættelsen, og hurtigere værdi til organisationen.

Skab en forbindelse til din virksomhed

Preboarding er også en glimrende mulighed for at introducere din virksomhed og dets medarbejdere for jeres kommende kollega. I stedet for at krydse fingrene, og håbe på at den nye medarbejder glæder sig til at møde op, så vær proaktiv. Tag kontakt med det samme, og begynd at opbygge relationen. Du skal selvfølgelig give de nødvendige praktiske redskaber, men det sociale aspekt er mindst lige så vigtigt.

Du kan med fordel give medarbejderen en kontaktperson, før de officielt starter på deres første dag. Så har de et velkendt ansigt, som de kan have uformelle samtaler med, eller stille spørgsmål til. Du kan invitere dem til et socialt arrangement, som en fredagsbar eller blot invitere dem forbi ved frokosttid. På denne måde kan de blive præsenteret for teamet i en afslappet kontekst, og begynde at lave relationer.

Gode råd til din preboarding:

Som en hurtig opsummering, får du her nogle gode råd til din preboarding:

Giv dem en ordentlig velkomst! Når den rette kandidat er fundet, og har underskrevet kontrakten, så send dem en opfølgende besked/mail. Fortæl hvor spændt i er på at tage imod dem!

Sørg for at give din nye medarbejder noget velkomstmateriale, som de kan gøre sig bekendt med inden de møder ind for første gang! Dette kunne være en velkomstmail med relevant info, eller en digital medarbejderhåndbog.

Introducer den nye medarbejder for sine kommende kolleger! Du har måske allerede planlagt en række sofasamtaler, som en del af medarbejderens onboardingforløb. Men det vil kun gavne deres tryghed og tilhørsforhold til din organisation, hvis du kan skabe relationer allerede inden deres første dag. Sæt medarbejderen sammen med en ”buddy”, som vil besvare deres spørgsmål, og som de kan lære at kende før de møder ind. Så er der hvert fald ét velkendt ansigt på den nye arbejdsplads.

Giv den nye medarbejder mulighed for at opleve sin nye arbejdsplads på en mere uformel facon inden deres første arbejdsdag! Dette kunne være en kort rundvisning eller at invitere dem til en fredagsbar eller lignende social sammenhæng.

Planlæg de første par ugers arbejdsopgaver, og send dem til medarbejderen i god tid! Så ved de hvad de kan forvente i det første stykke tid.

Vil du høre mere?