Preboarding – Sådan forbedrer du din onboarding proces

En strukturet preboarding kan holde din nye medarbejder engageret og optimistisk omkring din organisation, fra dagen de underskriver kontrakten, til deres første arbejdsdag.

Hvad er preboarding?

Onboarding er nok mere velkendt, og er i høj grad blevet omfavnet af flere og flere organisationer. Der bliver lagt større fokus på at give nye medarbejdere en blød opstart end nogensinde før. Men selvom opstarten er utrolig vigtig for den nye medarbejder, og så sandelig også virksomheden selv, så er der en kort tidsperiode før onboardingen begynder, som måske er ligeså vigtig. Denne periode bliver nu omtalt som preboarding.

Preboarding er tiden fra den nye medarbejder skriver under på kontrakten, til at de møder op på deres første dag, og starter deres egentlige onboarding. En preboarding skal sørge for at holde medarbejderen engageret og positiv omkring sin kommende arbejdsplads, indtil de rent faktisk møder op.

Hvorfor er preboarding vigtigt?

Du bør ikke ignorere preboarding, selvom din onboarding proces er stærk. Med en effektiv preboarding holder du den nye medarbejder motiveret og udstyrer dem med alle de nødvendige redskaber til at gøre onboarding-forløbet til en succes. Derfor bør du se preboarding, som en forlængelse af din onboarding proces, fremfor noget mere selvstændigt.

Preboarding kan være et utroligt vigtigt værktøj for din virksomhed, der vil sørge for at dine nye medarbejdere vil føle sig trygge med deres valg af arbejdsplads, og glæde sig til deres nye stilling. Du giver simpelthen medarbejderen et smugkig bag kulissen, hvor du kan vise virksomhedens kultur og værdier.

Dette vil være med til at mindske den sædvanlige angst og nervøsitet, som der ofte kommer inden man skal starte et nyt job. En ny medarbejder, som føler sig støttet og værdsat, vil være mere engageret til at bidrage med værdi allerede fra starten, og vil højst sandsynligt have lyst til at blive hos virksomheden i længere tid.

Skab en forbindelse til din virksomhed

Preboarding er altså en glimrende mulighed for at introducere din virksomhed og dets medarbejdere for jeres kommende kollega. Så i stedet for at krydse fingrene, og håbe på at den nye medarbejder glæder sig til at møde op, så vær proaktiv. Tag kontakt med det samme, og begynd at opbygge relationen. Du skal selvfølgelig give de nødvendige praktiske redskaber, men det sociale aspekt er mindst lige så vigtigt.

Du kan med fordel give medarbejderen en kontaktperson, før de officielt starter på deres første dag. Så har de et velkendt ansigt, som de kan have uformelle samtaler med, eller stille spørgsmål til. Du kan invitere dem til et socialt arrangement, som en fredagsbar eller blot invitere dem forbi ved frokosttid. På denne måde kan de blive præsenteret for teamet i en afslappet kontekst, og begynde at lave relationer.

Læs hvordan Esbjerg Kommune har automatiseret deres onboarding

Gode råd til din preboarding:

Som en hurtig opsummering, får du her nogle gode råd til din preboarding:

Giv dem en ordentlig velkomst! Når den rette kandidat er fundet, og har underskrevet kontrakten, så send dem en opfølgende besked/mail. Fortæl hvor spændt i er på at tage imod dem!

Sørg for at give din nye medarbejder noget velkomstmateriale, som de kan gøre sig bekendt med inden de møder ind for første gang! Dette kunne være en velkomstmail med relevant info, eller en digital medarbejderhåndbog.

Introducer den nye medarbejder for sine kommende kolleger! Du har måske allerede planlagt en række sofasamtaler, som en del af medarbejderens onboardingforløb. Men det vil kun gavne deres tryghed og tilhørsforhold til din organisation, hvis du kan skabe relationer allerede inden deres første dag. Sæt medarbejderen sammen med en ”buddy”, som vil besvare deres spørgsmål, og som de kan lære at kende før de møder ind. Så er der hvert fald ét velkendt ansigt på den nye arbejdsplads.

Giv den nye medarbejder mulighed for at opleve sin nye arbejdsplads på en mere uformel facon inden deres første arbejdsdag! Dette kunne være en kort rundvisning eller at invitere dem til en fredagsbar eller lignende sociale begivenheder.

Planlæg de første par ugers arbejdsopgaver, og send dem til medarbejderen i god tid! Så ved de hvad de kan forvente i det første stykke tid.