”Når vi ansætter en ny medarbejder, så vil Plan2learn automatisk levere relevant e-læringsmateriale som en del af medarbejderens onboarding. Det er blandt andet standardvideoer, som omhandler medarbejderens kommende arbejdsområder. Det gælder for alle brancher indenfor Sundhed & Omsorg, hvad enten det drejer sig om en ergoterapeut, sundhedshjælper eller sygeplejerske. Platformen sparer os for rigtig meget manuelt arbejde”
Esbjerg Kommune: Automatisk onboarding af sundhedspersonale
Sådan lyder det fra Steen Meyer Larsen, IT-konsulent i Esbjerg Kommune. Med Plan2learn har de nu fuldstændig automatiseret deres onboarding af nye medarbejdere i afdelingen for Sundhed & Omsorg. Læs mere om hvordan de har opnået så stor en effektivitet nedenfor.
Skalering af e-læring åbner nye muligheder
Esbjerg Kommune brugte oprindeligt Plan2lean i et beskedent omfang, i hvert fald hvis du spørger Steen Meyer Larsen. Men siden da har de skaleret i en sådan grad, at de nu kan bruge e-læring til håndteringen af hele deres onboarding forløb.
”Vi har haft et meget givende udvidelsesforløb med Plan2learn, hvor vi har haft en løbende dialog om at anvende e-læring bedst muligt. Udvidelsen har forløbet fantastisk nemt, og startede med en snak om hvordan vi brugte e-lærings videoer og målgrupper til formålet” uddyber Steen Meyer Larsen.
Tidligere var den store udfordring antallet af medarbejdere, der skulle tilmeldes e-læringskurser manuelt gennem en tidskrævende proces.
”Vi har omkring 3.000 medarbejdere i Sundhed & Omsorg. Alle disse medarbejdere har op til 31 e-læringskurser, der er obligatoriske for dem, så vores store udfordring var, at vi skulle tilmelde alle manuelt, og derudover var det besværligt at følge op på.” lyder det fra Steen Meyer Larsen.
”Platformen sparer os for rigtig meget manuelt arbejde, især efter vi tilkøbte ledermodulet. Den enkelte leder kan nemt se om en medarbejder har gennemført, eller ikke gennemført de forskellige uddannelsesforløb. Så kan de sætte sig ned snakke situationen igennem med medarbejderen, og derved tilbyde hjælp eller planlægge de næste skridt. Det er alletiders værktøj for ledere`` - Steen Meyer Larsen, IT-konsulent i Esbjerg Kommune
Med en hjælpende hånd fra Plan2learn fik kommunen hurtigt skabt målgrupper i systemet. Derved kunne de nemt forbinde individuelle kurser til de rette målgrupper, og sætte processen til at foregå automatisk fremover.
“Med Plan2learn’s automatiske målretning af indhold, samt aktivitetsoverblik for ledere, frigives der enormt mange ressourcer. Hvis man var hurtig, tog det før 15 minutter at tilmelde en bruger manuelt til 15 e-læringskurser. At denne handling nu automatiseres, sparer os nok for mellem 1.000 og 1.500 timer årligt bare i vores afdeling” fortæller Steen Meyer Larsen.
Automatisk onboarding hjælper ledere
Den nye tilgang til e-læring sparede mange manuelle ressourcer, og kommunen så en mulighed for at tage de samme principper videre til at dække et helt uddannelsesforløb. Det blev til en større renovering af det uddannelsesforløb, som alle nye medarbejdere i afdelingen skal igennem, efter de bliver ansat.
Det endelige onboarding forløb er nu altså specialiseret til at give den enkelte medarbejder et relevant og specifikt uddannelsesforløb til netop deres ansvarsområde.
”Når vi ansætter en ny medarbejder, så vil Plan2learn automatisk levere relevant e-læringsmateriale som en del af medarbejderens onboarding. Det er blandt andet standardvideoer, som omhandler medarbejderens kommende arbejdsområder. Det gælder for alle brancher indenfor Sundhed & Omsorg, hvad enten det drejer sig om en ergoterapeut, sundhedshjælper eller sygeplejerske.” fortæller Steen Meyer Larsen.
Den digitale onboarding proces er også et essentielt hjælpemiddel for de ledere i kommunen, som har ansvarsområder i Sundhed og omsorg. Det er nemlig med til at give dem overblik og strukturere deres arbejdsopgaver.
”Platformen sparer os for rigtig meget manuelt arbejde, især efter vi tilkøbte ledermodulet. Den enkelte leder kan nemt se om en medarbejder har gennemført, eller ikke gennemført de forskellige uddannelsesforløb. Så kan de sætte sig ned, snakke situationen igennem med medarbejderen, og tilbyde hjælp eller planlægge de næste skridt. Det er alletiders værktøj for lederne” forklarer Steen Meyer Larsen.
Fremtidsplaner med e-læring
Nu byder fremtiden på en større implementering af e-læring til alt personale i kommunen og egen produktion af videomateriale.
”Vi fandt hurtigt ud af at det meste af vores læringsmateriale kan tilpasses online formatet, og nu kan vi forhåbentlig sprede denne tilgang til onboarding ud til alt vores personale. Derudover vil vi gerne have udvidet vores e-lærings produktion med henblik på at lave videomaterialet selv, fremfor at få det leveret af eksterne leverandører” slutter Steen Meyer Larsen.