Off-boarding – Sig farvel til medarbejdere uden at miste kompetencer

Flere og flere virksomheder investerer tid og ressourcer i at byde nye medarbejdere ordentligt velkommen, og sikre at de hurtigst muligt kan komme i gang. Dette giver et godt indtryk hos medarbejderen, og sørger også for, at de hurtigere kan levere værdi til organisationen. Et stort win-win for begge parter.

Men det falder måske ikke alle organisationer ind, at denne indsats er mindst lige så vigtig, når medarbejderen skal forlade organisationen. Enhver begyndelse har også en slutning, og det samme gælder desværre for dine medarbejdere. Off-boarding kan derfor ses som den anden side af onboardingen.

Hvad er off-boarding?

Off-boarding handler om at sikre den bedst mulige afsked for medarbejderen, uanset om de selv vælger at stoppe, eller om de er blevet opsagt. Den skal sikre, at forholdet mellem medarbejder og organisation forbliver positivt.

Der vil altid være praktiske gøremål ved en medarbejder-exit, såsom overleveringen af arbejdsopgaver, fjerne medarbejderens adgang til diverse programmer, aflevering af arbejdscomputer osv. Dem er der tit styr på, og vil være en gennemarbejdet proces hos mange virksomheder. Men selvom det er vigtigt at få alt dette på plads, så bør kommunikationen med ex-medarbejderen også spille en stor rolle i din off-boarding. Det handler nemlig også om at sige farvel på god fod med medarbejderen.

For at koge det helt ned, så er off-boarding en proces, som skal sørge for at lukke alle løse ender ved en medarbejder exit. Men samtidigt er det en mulighed for at hente masser af gavnlig information.

Hvorfor er off-boarding vigtigt?

En god off-boarding giver dig store muligheder for forbedring af en lang række aspekter af din organisation. Medarbejderen har været en del af din organisation, og vil derfor have meninger om alt fra arbejdsopgaver, til kulturen og typen af ledelse. Derfor kan et exit-interview afsløre en masse information du ellers aldrig ville opdage selv.

Derudover er din håndtering af medarbejderens afsked en potential faldgrube. En utilfreds medarbejder kan gøre stor skade på virksomhedens omdømme, og måske afskrække potentielle kandidater senere hen. Men dette gør sig også gældende for den positive effekt, som en tilfreds medarbejder kan have på din virksomhed, når de søger nye græsgange.

Forestil dig at en jobsøgende kandidat hører gennem sit netværk, hvor godt din organisation behandler sine medarbejdere. Det vil kun hjælpe dig, næste gang du ønsker at udvide dit team.

Du vil også være nødt til at erstatte kompetencerne, som medarbejderen tager med sig. Det kan være via en ny medarbejder, eller at optræning af eksisterende. Derfor kan de sidste par uger af medarbejderens tid i organisation omhandle oplæring af sin afløser, hvor der overdrages både viden og kompetencer bedst muligt.

Hold overblikket med et LMS

En off-boarding kan måske virke uoverskuelig, når du læser de mange ting man bør huske. Det kan virke som meget at holde styr på samtidigt, hvilket er hvorfor du kan drage stor fordel af et LMS. Med et learning management system har du altid styr på, hvilke medarbejdere som besidder hvilke kompetencer. Derfor kan du hurtigt se, hvor skoen kommer til at trykke ved en medarbejders afsked, og kan planlægge en uddannelsesplan for den kommende afløser.

Du kan nemt planlægge fremtidige off-boarding forløb, ved at forberede en skabelon, der indeholder alle de nødvendige elementer, såsom exit-samtaler og overdragelse af kompetencer. Dette er ikke kun forbeholdt off-boarding forløb, da du også kan bygge et helt onboarding forløb via et LMS. Derved har du automatiseret processen fra at forberede nye medarbejdere, til når de engang forlader din organisation.

Gode råd til off-boarding

Husk den gode dialog! Lav exit interview med den afskedigede medarbejder, hvor du indsamler konstruktiv feedback og indsigt, som ellers ville være svært at få adgang til.

Fortæl resten af organisationen at medarbejderen stopper, og arranger måske en lille afskedstale til dem ved nærmeste frokost eller lignende. Her kan du takke dem for deres tid og arbejdsindsats, og ønske dem held og lykke.

Hav styr på kompetencerne! Sørg for at du ikke står uden en plan, når medarbejderen går ud af døren for sidste gang. Få en klar overdragelse af kompetencer og arbejdsopgaver gjort klar inden det sker.

Håndter de forskellige processer gennem et LMS! Skab en fast proces, og automatiser de trivielle opgaver via brug af skabeloner og fastlagte uddannelsesspor. Så slipper du for at skulle opfinde den dybe tallerken, hver gang en medarbejder forlader din organisation.

Vil du høre mere?