Region Sjælland stod over for et skifte af kursusplatform, og ønskede et system, der kunne løfte deres håndtering af kurser og e-læring. Derudover ville de også helst kunne tage deres eksisterende læringsaktiviteter med videre til den nye platform.
Region Sjælland har effektiviseret deres kursusadministration
Behov for et nyt LMS
Region Sjælland var allerede i fuld gang med at bruge et andet LMS (Learning Management System) til deres kursusadministration. Men da kontrakten med deres daværende leverandør udløb, så måtte regionen gå i udbud efter en ny løsning.
”Vi ønskede et kursusadministrativt velfungerende LMS, der kunne håndtere både e-læring og fysiske aktiviteter. Derudover skulle vores kommende løsning også helst kunne vedligeholde de aktiviteter, som vi allerede havde kørende i Regionen” fortæller Sine Wrist-Knudsen, Uddannelseskonsulent i Region Sjælland.
Derfor vendte de blikket mod deres kolleger i andre regioner for inspiration. De endte dog med at køre et SKI-udbud for at finde det helt rigtige match.
”Administrationen af vores kurser er blevet meget nemmere og hurtigere, både hvordan de laves, og måden de afholdes på. Når vi først har oprettet et kursus, kan vi næste gang bare kopiere det, og tilpasse datoen, da mange af vores kurser er ret ens i struktur. Derudover er det meget fleksibelt at kunne lave standard meddelelser, som tilmelding og bekræftelser, der altid vil tilkobles nye kurser automatisk. Det gør hele arbejdsgangen utrolig fleksibel” - Sine Wrist-Knudsen, Uddannelseskonsulent i Region Sjælland.
”Vi var i SKI-udbud med vores LMS-system og blev præsenteret for plan2learn. Det stod klart for os i præsentationen, at systemet kunne løfte alle vores behov” uddyber Sine Wrist-Knudsen.
Regionen satte sig sammen med implementeringsgruppen fra plan2learn, og diskuterede hvordan processen bedst kunne planlægges.
”Det var et smidigt og hurtigt samarbejde. Plan2learn er et standard produkt, så der var ikke behov for ekstra udvikling under implementeringen i vores organisation. Derfor var der mest fokus på oplæring af de forskelige administratorer i HR, som skulle stå for den daglige brug af systemet” uddyber Sine Wrist-Knudsen.
Automatik sparer ressourcer
Plan2learn er nu i fuld brug hos Regionen, der har oprettet 260 kurser i systemet siden implementeringen. Den største forskel har været en stor tidsbesparelse i deres kursusadministration, hvor der nu benyttes skabeloner og automatiske meddelelser til at skære ned på manuelt arbejde.
”Administrationen af vores kurser er blevet meget nemmere og hurtigere, både hvordan de laves, og måden de afholdes på. Når vi først har oprettet et kursus, kan vi næste gang bare kopiere det, og tilpasse datoen, da mange af vores kurser er ret ens i struktur. Derudover er det meget nemt at lave standard meddelelser, som tilmelding og bekræftelser, der altid vil tilkobles nye kurser automatisk. Det gør hele arbejdsgangen utrolig fleksibel” fortæller Sine Wrist-Knudsen.
En velkendt problematik for en organisation af denne størrelse kan være håndteringen af materialer på det enkelte kursus. Det kunne eksempelvis være mails med detaljer om undervisningen, beskeder fra undervisere, og andet forberedelsesmateriale. Her er der også gode nyheder for Region Sjælland.
”Førhen kunne materialer og beskeder fra undervisere nemt gå tabt i medarbejderens indbakke, men i plan2learn har alle hold et grupperum, hvor alt de skal bruge ligger samlet ét sted. Det er noget vi lige skal vænne os til, men det er allerede noget vi har stor gavn af” uddyber Sine Wrist-Knudsen.
Lederne i organisationen kan nu også drage fordel af et bedre overblik over de enkelte medarbejdere, og hvor langt de er nået med deres kurser.
”Vores ledere kan nu i meget højere grad følge med i, hvilke kurser deres medarbejdere har gennemført, både centralt og lokalt. Vi har altså mulighed for at samle alle vores kurser centralt og lokalt i hele vores organisation” fortæller Sine Wrist-Knudsen.
Integration til førstehjælpsdukker
Selvom der allerede kan mærkes en forskel i Regionen, så er der stadig store fremtidsplaner for systemet.
”Vi arbejder på at udbrede brugen af systemet endnu mere i regionen. Der er stadig store ressourcer at spare, så vi kan komme til at bruge krudtet andre steder. Vi har fået automatiseret langt flere arbejdsgange end før, simpelthen fordi systemet tillader det. Lige nu arbejder vi også på at skabe en integration fra systemet til vores hjertestop dukker. Det er en kompetence alle skal have, og dukkerne er allerede derude. Når vi får integrationen op og køre, så skal der ikke længere noteres gennemførsel manuelt af den enkelte underviser, men i stedet sørger systemet for dokumentation” afslutter Sine Wrist-Knudsen.
