Digital kursusadministration i en stor implementering
Da Systematic kontaktede Plan2learn, var det med et konkret behov for at digitalisere kursusadministration i forretningsenheden Library. De havde behov for et system til at administrere tilmeldinger til alle kurser, som skulle afvikles i forbindelse med en større implementering af bibliotekssoftware.
Om kunden:
Systematic er en stor dansk softwarevirksomhed, der udvikler software og systemløsninger inden for den private- og offentlige sektor, sundhedssektoren, sikkerhed og infrastruktur, forsvar og biblioteksverdenen. Virksomheden har over 1200 ansatte fordelt på 18 kontorer i verden og over 1 million brugere af deres digitale produkter.
- Simpel kursusadministration
- Lettere implementering
- Styrket overblik og dokumentation
Samarbejdspartner til implementering af softwareopgradering
Hos Systematic har man udviklet Cicero, en komplet softwareløsning til bibliotekerne. En løsning, som skaber et digitalt fundament og sikrer, at bibliotekerne får maksimal værdi ud af deres data og ressourcer til stor gavn for bibliotekernes medarbejdere og lånere.
Cicero stod overfor en større opgradering af bl.a. brugergrænsefladen i de danske kommuner. For at styrke implementeringen af den nye opgradering hos kommunerne ønskede man mulighed for at tilbyde grundig introduktion og undervisning via kurser både fysisk og digitalt. Derfor var forretningsenhedens Implementeringsteam for bibliotekssoftware på udkig efter en god samarbejdspartner til håndtering af klassisk kursusadministration.
"Vi havde brug for et system, der kunne præsentere vores kurser i et digitalt kursus- og ydelseskatalog. Her skulle kursusdeltagerne selv kunne til- og afmelde sig de kurser, der blev udbudt i implementeringen. Derudover skulle systemet også kunne bruges til løbende at udbyde og tilkøbe flere kurser efter behov," fortæller Pernille Karla Flinthøj Andersen, Projektleder hos Systematic.
Efter at have afsøgt markedet for oplagte samarbejdspartnere kontaktede de Plan2learn.
Lettere digital kursusadministration var en klar prioritering for virksomheden. Med erfaring fra store udrulningsprojekter havde man et skarpt blik for, hvor kursusadministrationen kunne gøres mere effektiv, særligt når det gjaldt automatisering af opgaver. Derfor var der et klart ønske om at digitalisere administrationen og skabe en robust proces, til gavn for systembrugerne ude på bibliotekerne.
"Jeg har tidligere siddet med en stor udrulning, hvor vi brugte et andet administrationssystem, som krævede en del manuelt arbejde med at håndtere ventelister samt til- og afmeldinger. Det problem har Plan2learns system løst, fordi vi nu kan automatisere den del, samt sende automatiske reminders ud til deltagerne og evalueringer efter kurserne," fortæller Pernille Karla Flinthøj Andersen begejstret.
Onboarding tilpasset Systematics virkelighed
Med en kort deadline var der et klart ønske om at komme så hurtigt fra start som muligt. Derfor gik Systematics projektledere og Plan2learns specialister direkte i maskinrummet, hvor onboardingforløbet i Plan2learns platform tog udgangspunkt i Systematics operationelle virkelighed. Moduler og elementer blev bygget, testet og forklaret undervejs i forløbet, hvilket gjorde det muligt at lancere og overdrage systemet til knap 600 superbrugere og 300 systemadministratorer på tværs af kurser og hold – endda på blot 4 uger.
Fleksibiliteten i onboardingforløbet var en værdsat nødvendighed fortæller de to projektansvarlige, Pernille og Anne, med et smil.
"Vi kom nok og vendte lidt op og ned på jeres måde at onboarde på, da vi havde et akut behov og en hård deadline, hvor kurserne simpelthen skulle rulles ud. Men vi følte os hørt og forstået fra første øjeblik. Vi fik systemet i hænderne, og gik i gang med at opsætte det efter vores behov. Daniel gav os et godt systemoverblik, og på den måde kunne vi lave kataloger og underliggende elementer, så vi selv styrer den strukturelle opbygning. Vi byggede delene, og satte dem sammen. Det har været en god start, hvor vi har haft en klar oplevelse af, at vi bevægede os processuelt fremad for hvert afholdt møde, og at vi nåede i mål – sammen."
En platform med mange muligheder
Selvom Systematic kom til Plan2learn for at opfylde et behov for at digitalisere kursusadministration, er nysgerrigheden for platformens mange muligheder nu vakt. Allerede kort efter ibrugtagning spottede de nemlig muligheden for at indbygge evalueringer som en del af kursusadministrationen. Det betyder, at de nu kan få evalueringer fra deres brugere løbende, hvilket gør dem i stand til at forudsige nye udviklingsmuligheder. Værdifuld viden, som medvirker til at styrke deres produkt og øge værdien på daglig basis for deres kunder.
"Vi havde i forvejen et evalueringssystem, men så muligheden for at automatisere det i henhold til kurserne. Dermed undgik vi at bruge kursustid på selve evaluering, idet kursisterne i stedet kunne svare i dagene efter kurset og få en reminder om at huske at få det gjort” fortæller Pernille Karla Flinthøj Andersen
Med afsæt i den positive oplevelse af samarbejdet med Plan2learn vil Pernille og Anne heller ikke afvise, at platformen på sigt kunne udvides med flere af Plan2learns funktioner, som fx e-designeren, der gør kursusadministratorer i stand til at bygge egen e-læring i forskellige formater som PDF, video, audio, quizzer mv.
"Vi er meget positive over samarbejdet, den gode support og de mange muligheder i platformen, som jo er ret intuitiv” afslutter Pernille Karla Flinthøj Andersen, Projektleder og Anne Riise, Senior Specialist, begge ansat i forretningsenheden Library hos Systematic.
Vil du vide mere om vores platform?
Med Plan2learn kan du samle al din digitale læring og kursusadministration i én platform. Automatisering og intelligent styring fjerner de manuelle opgaver, så du kan fokusere på det, der skaber værdi.
Du vedligeholder nemt kurser og kataloger, sammensætter nye forløb og får et avanceret overblik over kursisternes eller medarbejderens progression.
Medarbejderen kan også selv gå på opdagelse i kataloget, tilmelde sig og holde styr på deres aktiviteter og evt. gennemførsler via deres personlige “min side”.
