Gladsaxe Kommune: Glad Sommer med
automatisk administration af ferieaktiviteter
- Effektiv kursusadministration
- Nem tilmelding og automatisk kø-system
- Glade og tilfredse borgere
I Gladsaxe Kommune ligger børn, unge, fritid og foreningsliv højt på den politiske dagsorden. Derfor udbyder kommunen hvert år en lang række sommerferieaktiviteter for kommunens børn og unge. Viften af aktiviteter præsenteres via Plan2learn, hvor brugerne gnidningsfrit tilgår og tilmelder sig aktiviteter. Et logisk kø-system og automatisk administration har gjort brugeroplevelsen bedre og hele tilmeldingsprocessen mere simpel og effektiv.
Samarbejdet mellem Gladsaxe Kommune og Plan2learn bygger på snart 8 års erfaring, hvor Plan2learn løbende har tilpasset løsningen til stor glæde for kommunen.
Fra kompleks administration og utilfredshed til effektivitet og glade brugere
I Gladsaxe Kommune har de i mange år afholdt konceptet Glad Sommer, et initiativ der udbyder en lang række aktiviteter for børn i sommerferien. Det er et koncept, som kommunen sætter en stor stolthed i, og som mange borgere ser frem til hvert år.
"Vi har holdt de her sommerferieaktiviteter i mange år efterhånden. Jeg vil endda vove at sige, at vi er en af de førende kommuner på det område. Vi afholder et meget stort antal af aktiviteter, og vores borgere er også begyndt at forvente dem af os. Derfor er det vigtigt, at hele processen forløber så gnidningsfrit som muligt, fortæller Hanne Allesø, Specialist i Gladsaxe Kommune, og uddyber, hvordan det tidligere system var tidsopslugende og ofte en kilde til stor frustration hos administratorer og borgere.
"Jeg husker stadig oceanerne af tid, som jeg plejede at bruge på at rydde op i det gamle system. Jeg måtte også snakke med utilfredse borgere i telefonen, simpelthen fordi der gik så meget galt. Det har været en kæmpe fordel at få et system, som bare virker, som det skal, og medarbejdere i Plan2learn, som altid gerne vil lytte og hjælpe. Det skaber en stor tryghed som administrator,"
Samarbejde og kontinuerlig udvikling af systemet
Et løbende samarbejde blev skudt i gang tilbage i 2018, hvor en medarbejder fra Plan2learn blev fast tilknyttet konceptet hos Gladsaxe Kommune. Første år oprettede kommunen 68 hold fordelt på forskellige aktiviteter, der indeholdt alt fra volleyball, basketball og badminton til cirkusaktiviteter. Tilmeldingen blev håndteret gennem flere runder, hvor der i første runde var sat en grænse på én aktivitet pr. barn. Dette skulle være med til at sikre, at alle fik en chance for en plads.
Derudover var der lavet et kø-system, som åbnede 2 timer før tilmeldingen blev skudt i gang. Her fik alle de ventende borgere tildelt et nummer, og systemet lavede derefter en tilfældig rækkefølge, så det ikke kun var de hurtigste, der kunne få en af pladserne. Siden systemet blev lanceret, er der blevet afholdt løbende erfaringsopsamlinger med henblik på videreudvikling og styrkelse af systemet. Brugerdrevet udvikling udgør en central del af forretningen hos Plan2learn, hvilket betyder, at produktet løbende justeres med afsæt i erfaringer fra kunderne. En praksis som har været og fortsat er værdsat hos Gladsaxe Kommune.
"Sammen med Plan2learn har vi udviklet en løsning, som betyder, at vi i dag har kunnet effektivisere og reducere antallet af administratoransvarlige fra 12 til 3 personer, samtidig med at systemet håndterer op imod 1200 tilmeldinger og 3000 aktive browsere på første tilmeldingsdag. Vi er meget tilfredse med samarbejdet og vil klart anbefale Plan2learn til andre kommuner og kursusadministratorer,"
Vil du vide mere om kursusadministration?
Med Plan2learn samler du al din kursusadministration ét sted.
Automatisering og intelligent styring fjerner de manuelle opgaver, så du kan fokusere på det, der skaber værdi.
Du vedligeholder nemt kurser og kataloger, sammensætter nye forløb og får et avanceret overblik over kursisternes progression.
Kursisterne kan selv gå på opdagelse i kataloget, tilmelde sig og holde styr på deres aktiviteter og evt. gennemførsler via deres personlige “min side”.
