Fra gamle systemer og lange rækker af tunge, administrative procedurer, til en fuldkommen digitaliseret arbejdsgang med fuldt overblik over uddannelsesforløb. Forsvaret er kommet langt i deres kursusudbud, og der er stadig store ambitioner for fremtiden.
Forsvaret: Sådan byggede vi vores nye kursusplatform
Forsvaret havde i mange år arbejdet med en lang række ældre, administrative systemer, som var udviklet til at understøtte kursusadministrationen i større og komplekse organisationer. Dette betød adskillige administrative medarbejdere, der skulle håndtere systemerne og deres arbejdsgange.
Men efter forsvarsforliget 2018-2023 fik de til opgave at centralisere deres kursusadministration, og skære antallet af administrative medarbejdere ned fra 65 til 25.
Brugerne i fokus
Det ville ikke blive en nem opgave, da Forsvaret dengang havde spredt deres kursusadministration ud på 36 forskellige systemer. Derfor blev der afholdt en Hackweek, som bestod af en række workshops, user stories og afklaringsmøder, hvor medarbejdere på tværs af organisation skulle teste og udvælge en platform. Her blev der også afholdt en spørgerunde, hvor de største ønsker til en fremtidig platform kom frem i lyset.
”Vi vidste at brugerne skulle være i fokus, så vi kiggede udefra og ind på vores forretning. Hvad er brugernes udfordringer? Det var tydeligt, at et samlet overblik, og kursernes tilgængelighed var de største fokuspunkter” uddyber Peter Sejling Sørensen.
Spørgerunden afslørede behovet for et samlet overblik over Forsvarets kursusudbud, en nem måde at se de kurser og aktiviteter man som medarbejder allerede var tilmeldt, og det hele skulle være samlet ét sted. Efter det store analysearbejde følte Forsvaret, at de var klar til at kigge på potentielle systemer og samarbejdspartnere.
”Vi vidste hurtigt i processen, at vi ikke søgte en leverandør, som bare gav os et system, og så var det forbi. Vi søgte et løbende samarbejde, hvor vi kunne udvikle vores løsning sammen med leverandøren. Succes går begge veje, og vi ønskede, at begge parter kunne drage fordel af samarbejdet” fortæller Peter Sejling Sørensen.
Givende samarbejde for begge parter
De forskellige løsninger blev præsenteret, og efter flere interne analyser, faldt valget på Plan2learn’s LMS, som grundlaget for løsningen. Men det var kun første skridt. Nu skulle der afdækkes behov, og klargøres til den lange udviklingsproces.
”Allerede før vi satte os ned med plan2learn, så havde vi user stories, skabeloner og udkast, som beskrev, hvordan vi ønskede, løsningen skulle se ud. Vi havde en vision, om at samle alle former for uddannelsesaktiviteter inden for Forsvaret, i ét samlet overblik. Det viste vi så til Plan2learn, og de meldte tilbage, at det kunne de levere” forklarer Peter Sejling Sørensen.
Samarbejdet var præget af en agil og iterativ tilgang til udviklingen, hvor Forsvaret løbende kunne tilpasse udviklingen af løsningen til deres behov. Denne konstante dialog var en essentiel del af samarbejdet. Forsvarets størrelse gjorde nemlig at de havde en række krav, der sommetider adskilte sig fra normen.
”Det var et must for os, at samarbejdet skulle være agilt og foregå med en løbende dialog. Det er jo en lærende proces, og mange af udfordringerne opdager man først undervejs” fortæller Peter Sejling Sørensen.
MinUddannelse samler Forsvarets kurser
Den nye kursusportal hedder ”MinUddannelse”, og har været udgivet i et par år. Dog vil der stadig blive udviklet videre på platformen i lang tid fremover. Med MinUddannelse har Forsvaret fået en samlet indgang til alle deres kursusaktiviteter, som skal hjælpe både ledere og medarbejdere.
”Vores vision var at få samlet alt vores kursushåndtering i én samlet portal, frem for de mange forskellige værktøjer vi brugte før. Det er præcis, hvad vi har fået nu. Som medarbejder i Forsvaret kan du hurtigt og nemt finde et kursus, fremfor at opsøge den ansvarlige administrative specialist, som de var nødt til førhen. Jeg mener personligt, at man skal have mulighed for at udvikle sig gennem hele sin karriere. Med ”MinUddannelse” er det nu meget nemmere for Forsvarets medarbejdere at gøre netop det” uddyber Peter Sejling Sørensen.
Når en medarbejder logger ind i ”Min Uddannelse” vil de møde et dashboard, hvorfra de har fuldt overblik over Forsvarets fulde kursusudbud. De kan straks tilgå deres igangværende og fremtidige kurser, og hurtigt søge sig frem til nye uddannelsesmuligheder.
Selve administrationsarbejdet, som foregår bag systemets flotte facade, er også blevet nemmere. Der er blevet implementeret et opgavestyringsmodul, der hurtigt viser hvilken medarbejder, som er ansvarlig for en individuel opgave, og hvad denne opgave indebærer.
Men det er ikke kun medarbejdere og administratorer, som kan ånde lettet op. Ledere vil nu nemt kunne tilgå et samlet overblik over alle deres medarbejdere og deres uddannelsesforløb. Her kan de hurtigt se, hvilke kurser en given medarbejder er tilmeldt, og hvilke de allerede har gennemført. Derudover kan de også hurtigt tilmelde medarbejdere til relevante aktiviteter.
”En leder kan nu massebooke medarbejdere til kurser, hvilket sparer meget tid og administrativt arbejde. Derudover har de gennem dashboardet fuldt overblik over alle medarbejdernes uddannelsesaktiviteter” forklarer Peter Sejling Sørensen.
Store projekter i støbeskeen
Dermed er der lagt fundamentet for håndteringen af Forsvarets uddannelser, men fremtiden byder på en lang udviklingsplan.
”Vi har en backlog, der bugner med mulige tilføjelser og nye funktioner, da vores agile tilgang netop afslører flere muligheder løbende. Så selvom vi er super stolte af portalen, som vi har lanceret, så vil vi konstant have brugerne i fokus. Der skal hele tiden tænkes over nye måder at gøre det nemmere for dem” afslutter Peter Sejling Sørensen.
En af de største projekter i skrivende stund er et kompetencemodul, hvor uddannelsesplanlæggere kan lave uddannelsesplaner for deres medarbejderen. Dette vil skabe et overblik over hvilke kvalifikationer en medarbejder allerede besidder, og hvilke de mangler for at opfylde kravene til deres stilling.