Fra gamle systemer og lange rækker af tunge, administrative procedurer, til en fuldkommen digitaliseret arbejdsgang med fuldt overblik over uddannelsesforløb. Forsvaret er kommet langt i deres forretningsudvikling, og der er stadig store ambitioner for fremtiden.
Forsvaret: Sådan byggede vi vores nye kursusplatform
Kursusportal med brugerne i centrum
En medarbejder i Forsvaret, som hurtigt hopper mellem kurser indenfor IT og våbenhåndtering, inden hun er tilfreds ender på skibsdykkeruddannelsen. Dette er situationen, som udspiller sig i Forsvarsakademiets nye video, hvor der reklameres for udgivelsen af Forsvarets nye kursusportal.
Her bliver der fokuseret på platformens overblik og enkelthed, når den enkelte medarbejder vil finde sin ideelle uddannelse. Men det har været en længere vej for at nå hertil.
Forsvaret havde i mange år arbejdet med en lang række ældre systemer, som alle var udviklet til at understøtte netop den slags organisationer, som Forsvaret er en del af. Dette betød adskillige administrative medarbejdere, der skulle håndtere systemerne og deres arbejdsgange.
”Vi blev nødt til at effektivisere, men som det ofte er tilfældet, så reducerede vi antallet af administrative medarbejdere, i stedet for at gøre selve administrationen smartere eller mere effektiv. Det er en klassisk tilgang, hvor man ønsker at arbejdet skal håndteres mere centralt, men uden at optimere værktøjerne” fortæller Peter Sejling Sørensen, Chef for Koncernfælles Kursusadministration.
Derfor blev det hurtigt besluttet, at der skulle findes en smartere løsning. Peter blev sat i spidsen af et hold, der nu er vokset fra 1 til 25 medarbejdere, som skulle effektivisere Forsvarets kursusadministration.
”Vi vidste at brugerne skulle være i fokus, så vi kiggede udefra og ind på vores forretning. Hvad er brugernes udfordringer? Det var tydeligt, at kursernes tilgængelighed var det største fokuspunkt” uddyber Peter Sejling Sørensen.
”Vores vision var at få samlet alt vores kursushåndtering i én samlet portal, fremfor de mange forskellige værktøjer vi brugte før. Det er præcis, hvad vi har fået nu. Som medarbejder i forsvaret kan du hurtigt og nemt finde et kursus, fremfor at opsøge den ansvarlige medarbejder, som de var nødt til førhen. Jeg mener personligt, at man skal have mulighed for at udvikle sig gennem hele sin karriere. Med ”Min Uddannelse” er det nu meget nemmere for Forsvarets medarbejdere at gøre netop det
Peter Sejling Sørensen, Chef for Koncernfælles Kursusadministration.
Givende samarbejde for begge parter
Efter et større analysearbejde, som bestod af user stories, afklaringsmøder og mange workshops, følte Forsvaret, at de var klar til at kigge på potentielle systemer og samarbejdspartnere.
”Vi vidste hurtigt i processen, at vi ikke søgte en leverandør, som bare gav os et system, og så var det forbi. Vi søgte et løbende samarbejde, hvor vi kunne udvikle vores løsning sammen med leverandøren. Succes går begge veje, og vi ønskede, at begge parter kunne drage fordel af samarbejdet” fortæller Peter Sejling Sørensen.
De forskellige løsninger blev præsenteret, og efter længere interne analyser, faldt valget på Plan2learn’s LMS som grundlaget for løsningen. Men det var kun første skridt. Nu skulle der afdækkes behov, og klargøres til den lange udviklingsproces.
”Allerede før vi satte os ned med plan2learn, så havde vi user stories, skabeloner og udkast, som beskrev, hvordan vi ønskede, løsningen skulle se ud. Vi havde en vision, om at samle alle former for uddannelsesaktiviteter inden for Forsvaret, i ét samlet overblik. Det viste vi så til Plan2learn, og de meldte tilbage, at det kunne de levere” forklarer Peter Sejling Sørensen.
Samarbejdet var præget af en agil og iterativ tilgang til udviklingen, hvor Forsvaret løbende kunne tilpasse udviklingen af løsningen til deres behov. Denne konstante dialog var essentiel, da Forsvaret grundet deres størrelse havde en lang række krav, der sommetider adskilte sig fra normen.
”Det var et must for os, at samarbejdet skulle være agilt og foregå med en løbende dialog. Det er jo en lærende proces, og mange af udfordringerne opdager man først undervejs” fortæller Peter Sejling Sørensen.
MinUddannelse samler Forsvarets kurser
Den nye kursusportal hedder ”MinUddannelse”, og er allerede udgivet i en tidlig udgave, som der løbende bliver udviklet videre på de næste år. Nu har Forsvaret fået en samlet indgang til alle deres kursusaktiviteter, som skal hjælpe både ledere og medarbejdere.
”Vores vision var at få samlet alt vores kursushåndtering i én samlet portal, frem for de mange forskellige værktøjer vi brugte før. Det er præcis, hvad vi har fået nu. Som medarbejder i Forsvaret kan du hurtigt og nemt finde et kursus, fremfor at opsøge den ansvarlige administrative specialist, som de var nødt til førhen. Jeg mener personligt, at man skal have mulighed for at udvikle sig gennem hele sin karriere. Med ”MinUddannelse” er det nu meget nemmere for Forsvarets medarbejdere at gøre netop det” uddyber Peter Sejling Sørensen.
Når en medarbejder logger ind på ”MinUddannelse” vil de møde et dashboard, hvorfra de har fuldt overblik over fremtidige og igangværende kurser, og hurtigt kan søge sig frem til nye uddannelsesmuligheder. Selve administrationsarbejdet, som foregår i maskinrummet bag systemets flotte facade, er også blevet væsentligt nemmere.
”En leder kan nu massebooke medarbejdere til kurser, hvilket sparer meget tid og administrativt arbejde. Derudover har de gennem dashboardet få overblik over alle medarbejdernes uddannelsesaktiviteter” forklarer Peter Sejling Sørensen.
Dermed er der lagt fundamentet for håndteringen af Forsvarets uddannelser, men fremtiden byder på en lang udviklingsplan.
”Vi har en backlog, der bugner med mulige tilføjelser og nye funktioner, da vores agile tilgang netop afslører flere muligheder løbende. Så selvom vi er super stolte af portalen, som vi har lanceret, så vil vi konstant have brugerne i fokus, og finde nye måder at gøre det nemmere for dem” afslutter Peter Sejling Sørensen.
