Aabenraa Kommune har digitaliseret sin onboarding

I Aabenraa Kommune var de tynget af meget manuelt arbejde i administrationen af deres kurser. Men efter en større digitalisering sparer Aabenraa Kommune nu både tid og kræfter i deres kursusadministration. Derudover har de fået bygget en lang række unikke onboardingforløb, som tilpasser sig de nye medarbejderes ansvarsområder i Social– og Sundhedsforvaltningen.

Digitaliseret onboarding

I Aabenraa Kommune var der efterhånden blevet oprettet så mange interne kurser på Social & Sundhedsområdet, at det var svært for de kursusansvarlige medarbejdere at følge med. 

”Vi havde et stort antal interne kurser, som vi skulle administrere, hvilket dengang blev gjort i tunge Excel ark med masser af manuelt indtastningsarbejde. Vi skulle manuelt tildele pladser og sende tilmeldingsbekræftelse og påmindelser ud til den enkelte medarbejder” fortæller Titi Mikkelsen, Koordinator for tværgående kompetenceudvikling.  

Kommunen satte sig for at digitalisere sin kursusadministration, hvilket faldt sammen med et lignende initiativ for deres onboarding-proces.  

”Da vi besluttede os for at automatisere vores arbejdsgange i kursusadministrationen, var vi samtidig i gang med at udvikle vores onboarding af nye medarbejdere indenfor Social og Sundhed. Vi ville gerne kunne styre bestemte introduktionskurser ud til bestemte medarbejdere, baseret på den nyansattes fagområde og stilling” uddyber Titi Mikkelsen. 

Kommunen lavede en undersøgelse af de forskellige LMS udbydere på markedet, og faldt her over Plan2learn. 

”Vi kunne se, at Plan2learn var i brug hos de fleste danske kommuner, så der ville være et stort netværk at drage på til sparring og vidensdeling. Derudover havde Plan2learn stor erfaring indenfor social-og sundhedsområdet, og kendte allerede til de fleste af de issues vi sad med” fortæller Titi Mikkelsen. 

Unikke onboardingforløb giver værdi 

Da Kommunen var blevet mere bekendt med systemet, begyndte opbygningen af onboarding initiativet for alvor. Der er nu blevet opsat unikke onboardingforløb, således at en ny medarbejder vil få læring, der er tilpasset deres stilling og fagområde. Det gælder i første omgang de tværgående læringsaktiviteter, som koordineres centralt i forvaltningen. Men enkelte fagcentre har også grebet muligheden for at bruge systemet i forhold til deres egen mere monofaglige onboarding.    

”Hvert fagcenter har været inde og forholde sig til, hvilke introduktionskurser de forskellige stillingstyper skal modtage. Det er meget specifikt, og tilpasset de enkelte arbejdssteder og stillingsbetegnelser. Dette er blevet lagt ind i plan2learn, så systemet automatisk genkender medarbejderens stilling og arbejdssted, som sender det korrekte onboardingforløb. På den måde slipper fagcentrene for manuelt at holde styr på, at få medarbejderne tilmeldt de rigtige kurser. Den nyansatte medarbejder får et overskueligt samlet program over de tværgående læringsaktiviteter vedkommende skal deltage i” uddyber Titi Mikkelsen.  

Den nye onboarding tilgang kan virke som en stor ændring, men for brugerne har det ikke skabt det store postyr. Tværtimod er hele processen gjort meget mere enkel. 

”Nyansatte vil automatisk få en mail i deres inbox, hvor de med ét klik får et samlet overblik over deres forløb. Hvis nogle af aktiviteterne i forløbet er e-læring, kan de afspilles direkte i platformen. Andre aktiviteter, som kræver fremmøde, vil enten have en tilmeld-knap, hvor medarbejderen selv kan vælge det hold der passer bedst ind i arbejdet. Ellers vil der være angivet dato/tidspunkt, hvis arbejdsstedet allerede har forhåndstilmeldt medarbejderen i forbindelse med ansættelsesproceduren” fortæller Titi Mikkelsen. 

Platform sparer tid og ressourcer 

Digitaliseringen af Aabenraa’s kursusadministration har også medført en stor tidsbesparelse. Mange af de manuelle opgaver, som var de største tidsrøvere før i tiden, håndteres nu hurtigt og automatisk. Dette lader kommunen udvide antallet af læringsaktiviteter, som de kan udbyde. 

”Vi sparer meget tid på kursusadministration. Førhen havde vi ikke kapacitet til at lave særligt mange aktiviteter. Men nu kan vi håndtere udvikling og drift af en del flere læringsaktiviteter. Tidligere skulle vi håndtere hver eneste tilmelding og sende beskeder ud til deltagere og undervisere manuelt. Gennemførsel af kurser registrerede vi slet ikke, for det var alt for administrationstungt. Denne administration er nu meget nemmere og hjælper vores arbejde utroligt meget” uddyber Titi Mikkelsen. 

Den nye platform har også skabt opmærksomhed fra kommunens ledere, der nu drager fordel af platformens lederoverblik. 

”Før fik kursusadministratorerne ofte henvendelser fra ledere og vagtplanlæggere, som havde brug for hjælp til at få overblik over hvilke kurser deres medarbejder var tilmeldt. De efterspurgte en måde at holde styr på deres medarbejdere, og hvilke kurser de havde gennemført. Derfor gik en del ledere hurtigt i gang med at bruge lederoverblikket, hvor de kan følge med i egne medarbejderes tilmeldinger og kursusdeltagelser. Derudover kan de til –og afmelde medarbejdere til relevante kurser” fortæller Titi Mikkelsen. 

Bygger egen e-læring 

Udover digitaliseret onboarding, har kommunen nu sat en større proces i gang med at bygge deres egen e-læring, og hertil har de fundet værdi i plan2learn’s eDesigner. 

”Vi bruger mere og mere e-læring som supplement til andre læringsaktiviter, eller til at nuancere formidlingen af materialer der fx før bare lå på skrift. Vi bruger hertil eDesigneren i plan2learn til at producere vores eget materiale. Det er relativt simpelt materiale som vi får lavet, men det fungerer rigtig godt til at præsentere teori og fakta i et blended learning forløb, fremfor bare at bruge et power point eller en PDF” siger Titi Mikkelsen.