Hvilke data har I egentlig?
Før man taler om, hvad data skal bruges til, er det værd at være konkret om, hvad der overhovedet ligger i systemet:
- Gennemførte og igangværende aktiviteter pr. medarbejder
- Kompetenceprofiler og hvilke kompetencer der er dokumenteret
- Certificeringer, og hvornår gyldighedsperioden udløber
- Status på obligatoriske aktiviteter: tilmeldt, gennemført eller ingen af delene
- Kursusevalueringer og trivselsmålinger
Skal data videre til ledelsesrapportering eller kombineres med tal fra andre systemer, kan vi med Plan2learn platformen levere skræddersyede udtræk, hvor I selv bestemmer indholdet og kan gentage udtrækket så ofte, I vil.
Data er finder hullerne, så I kan lukke dem
Den stærkeste anvendelse er den mest udramatiske. Data viser, hvad der mangler.
Med kompetencestyring kan I definere, hvilke kompetencer en rolle kræver, og sammenholde det med, hvad medarbejderne faktisk har dokumenteret. Forskellen er kompetence-hullet. Det er den information, der gør næste års uddannelsesbudget til en beslutning i stedet for en gentagelse af sidste år.
Tre huller er særligt værd at kigge efter:
- Certificeringer der udløber. En certificering, der ryger, mens ingen holder øje, bliver til et bemandingsproblem på den værst tænkelige dag.
- Kompetencer der kun findes ét sted. Hvis én person er den eneste med en bestemt kompetence i en afdeling, er det en risiko, ikke en styrke.
- Obligatorisk træning der ikke er gennemført. Her er data ikke til udvikling. Her er de til dokumentation.
Data er ikke performance-facit men input til udvikling
En gennemførselsprocent fortæller, at nogen har klikket sig igennem et forløb. Den fortæller ikke, om personen er blevet bedre til sit arbejde. Completion er et aktivitetsmål, ikke et resultatmål, og de to bliver blandet sammen bemærkelsesværdigt ofte i dashboards.
Brug derfor læringsdata som input til samtalen om performance, ikke som facit. De besvarer “hvad har vi investeret i, og hvad mangler”, ikke “hvem er dygtigst”. Vil I læse mere om selve disciplinen, har vi en guide til performance management.
Tre måder at bruge overblikket til talentudvikling
1. Lederen møder forberedt til MUS
De fleste udviklingssamtaler starter med, at begge parter prøver at huske, hvad der skete sidste år. Vores platform har et iboende ledermodul, så lederen kan se medarbejderens gennemførte og igangværende aktiviteter, dokumenterede kompetencer og udløbende certificeringer, før samtalen går i gang.
Det flytter samtalen fra hukommelse til aftaler. Og det gør det markant lettere at følge op ved næste samtale.
2. Find kompetencerne, I allerede har
Når en stilling skal besættes, er det første spørgsmål sjældent, om nogen internt kunne tage den. Det er svært at svare på, hvis svaret ligger i tolv lederes hoveder.
Et samlet kompetenceoverblik gør intern mobilitet til noget, man kan undersøge, i stedet for noget, man tilfældigvis opdager. Midt- og Vestsjællands Hospital bruger netop et dashboard over medarbejdernes kompetenceniveau til både rekruttering, onboarding og udviklingssamtaler.
3. Planlæg efter roller, ikke efter personer
Når kompetencekravene er knyttet til roller frem for til enkeltpersoner, kan I se, hvad der skal til for at flytte en medarbejder fra én rolle til den næste. Det er den konkrete udgave af en karrierevej, og den er lettere at tale om end gode intentioner.
Bruger I målgruppe-funktionen i platformen, kan læringen til den nye rolle oven i købet tildeles automatisk, når medarbejderen skifter.
Data der styrker ledelsen
Et dashboard, ingen handler på, er en rapport med bedre grafik.
Gallup finder, at ledere står for 70 procent af variationen i teamets engagement, og at medarbejdere med stærkt engagerede ledere har 59 procent større sandsynlighed for selv at være engagerede. Hvis data ikke når ud til den person, der har samtalen med medarbejderen, sker der ingenting.
Derfor er det afgørende, at lederen ser sine egne medarbejdere og ikke hele organisationen. Et overblik over 4.000 ansatte er ubrugeligt. Et overblik over de 14, man er leder for, bliver brugt.
Grænsen mellem udvikling og kontrol
Det her afsnit springer de fleste over. Lad være med det.
I det øjeblik læringsdata bruges til at kontrollere medarbejdernes adfærd frem for at understøtte deres udvikling, bliver det en kontrolforanstaltning i persondataretlig forstand. Datatilsynets vejledning om kontrol af medarbejdere fastslår, at behandlingen kun kan ske, hvis de overordnede betingelser om saglighed og proportionalitet er opfyldt, og at medarbejderne skal informeres senest på det tidspunkt, hvor kontrolforanstaltningen iværksættes.
Særligt værd at bemærke: hvis oplysninger, der er indsamlet til ét formål, senere skal bruges til kontrol, skal medarbejderen informeres om det nye formål på forhånd.
I praksis betyder det to ting. Vær tydelig over for medarbejderne om, hvad data bruges til. Og lad være med at bygge rapporter, I ikke ville kunne forklare på et personalemøde.
Tre spørgsmål at starte med
I behøver ikke en dataanalytiker for at komme i gang. I behøver tre svar:
- Hvilken beslutning skal det her overblik hjælpe med at træffe?
- Hvem skal se det, og hvad skal de gøre ved det?
- Ville vi kunne forklare formålet for de medarbejdere, data handler om?
Kan I ikke svare på det første, skal rapporten ikke bygges endnu. Kan I ikke svare på det tredje, skal den slet ikke bygges.
Book en demo, så ser vi på, hvilke overblik der giver mening i jeres organisation, og hvem der skal have adgang til dem.
