En integration handler om arbejdsgangen, ikke kun om API’et
De fleste integrationsbeskrivelser handler om teknik. Det interessante er, hvad der sker i hverdagen bagefter.
Uden integration: HR opretter den nye medarbejder i lønsystemet, logger derefter ind i læringsplatformen, opretter personen igen, finder den rigtige afdeling frem og tilmelder vedkommende de kurser, der nu engang hører til rollen.
Med integration: medarbejderen bliver oprettet ét sted. Plan2learn ved allerede, hvilken afdeling, stilling og startdato personen har, og tildeler den læring, der hører til.
Det er den forskel, en integration køber jer. Ikke et API, men en arbejdsgang færre.
Hvilke systemer kobler Plan2learn sig på?
Integrationerne falder i fire grupper.
Login og adgang
Single Sign-On betyder, at medarbejderne ikke skal huske endnu et kodeord. Er de på organisationens interne netværk, bliver de logget direkte ind. En typisk opsætning er en ADFS-løsning koblet på organisationens Active Directory, men løsningsmodellen tilpasses jeres IT-arkitektur.
Medarbejderdata fra HR og løn
Stamdata-integrationen synkroniserer brugerne i Plan2learn med jeres HR-system, lønsystem, kundedatabase eller medlemsregister. Navn, adresse, mobil, mail, stillingsbetegnelse, EAN-nummer og organisatorisk tilhørsforhold vedligeholdes automatisk.
Medarbejderne skal altså ikke selv oprette og rette deres profil. Og når nogen forlader organisationen, bliver de deaktiveret automatisk. Integrationen kan udvides med organisationshierarki og lederhierarki, hvilket er en forudsætning, hvis I også vil bruge målgrupper og lederoverblik.
Økonomi og fakturering
Økonomi-integrationen sender faktureringsoplysningerne fra tilmeldingerne direkte videre til jeres interne økonomisystem. I vælger, om I vil fakturere et helt hold eller udvalgte deltagere, og eksporten sker automatisk derfra. Det dækker både privatpersoner, private og offentlige virksomheder samt intern afregning.
Data ud af Plan2learn
Integration går begge veje. Plan2learn udstiller data via et web-API, så I kan vise jeres kurser og arrangementer, hvor jeres brugere allerede er. Webservice-modulet publicerer kursuskataloget på jeres egen hjemmeside, intranettet eller infoskærme rundt i organisationen. Redaktøren opretter aktiviteten ét sted, ikke to.
Skal data den anden vej, til rapportering og ledelsesinformation, findes der et datawarehouse.
Eksempel: Region Hovedstaden sparede den manuelle fakturering
Region Hovedstaden brugte mange ressourcer på at fakturere efter afholdte kurser. Data skulle findes frem, samles og tastes videre.
Regionen og Plan2learn byggede derfor en integration mellem platformen og regionens økonomisystem, udviklet i tæt dialog med regionens økonomicenter. I dag sendes flere hundrede posteringer automatisk videre til fakturering i stedet for at blive håndteret i hånden.
Det er et godt billede på, hvordan integrationer i praksis bliver til: ikke som en standardpakke, men som en konkret arbejdsgang, der bliver fjernet. Læs hele casen om Region Hovedstaden.
Eksempel: Esbjerg Kommune sparer op mod 1.500 timer om året
Esbjerg Kommunes sundheds- og omsorgsafdeling har cirka 3.000 medarbejdere, og den enkelte skal igennem op til 31 obligatoriske e-læringskurser.
Tidligere tog det op mod 15 minutter at tilmelde én bruger til 15 kurser manuelt. I dag bliver kurserne tildelt automatisk gennem målgrupper, som beregnes ud fra blandt andet afdeling, stillingskode, uddannelse og ansættelsesdato. Kommunen vurderer besparelsen til 1.000 til 1.500 timer om året i afdelingen.
Pointen er, at automatikken står og falder med data. Målgrupper fungerer, fordi stamdata er på plads. Læs hele casen om Esbjerg Kommune.
Hvad kræver det af jer?
De fleste forestiller sig et langt IT-projekt. I praksis er listen kortere, end man tror:
- En teknisk kontaktperson hos jer eller hos jeres systemleverandør
- Adgang til de data, der skal udveksles, og en beslutning om hvilke felter der er relevante
- En afklaring af jeres organisationshierarki, hvis I vil bruge målgrupper og lederoverblik
- En testperiode, hvor data kører igennem, før I går i luften
Resten står vi for. Vi har bygget integrationer til store, komplekse organisationer i knap 20 år, og vi kender de spørgsmål, der plejer at dukke op undervejs.
Det tungeste i et integrationsprojekt er sjældent teknikken. Det er at blive enige om, hvilke data der er de rigtige, og hvem der ejer dem. Den samtale tager vi gerne med jer tidligt.
Start med arbejdsgangen, ikke med systemet
Hvis I overvejer en integration, så begynd ikke med at spørge, hvilke systemer der kan kobles sammen. Begynd med at spørge, hvilke oplysninger nogen taster ind to gange i dag.
Det svar fortæller som regel præcis, hvor den første integration skal sætte ind.
Book en demo, så kigger vi på jeres systemlandskab sammen og vurderer, hvad der realistisk kan kobles sammen.
