Selvbetjening: medarbejderen klarer det selv
I mange organisationer går tilmeldingen sådan her: medarbejderen spørger lederen, lederen spørger HR, HR finder kurset frem og tilmelder. Tre personer for at booke en plads.
Med selvbetjening går medarbejderen selv ind i kursuskataloget, finder det relevante kursus og tilmelder sig. Pladsen tildeles automatisk ved tilmelding. Er der udsolgt, kommer personen på venteliste, og pladsen tildeles automatisk, når den bliver ledig. Ingen skal holde øje med en liste.
På sin personlige side kan medarbejderen se kommende aktiviteter, gennemførte kurser og egne kursusbeviser. Bekræftelser, påmindelser og dokumentation sendes af systemet.
Brugerne kan også søge efter kurser, de ikke kan finde, og bede om at få dem oprettet. De får besked, når kurset udbydes. Det giver jer samtidig data på, hvad der faktisk efterspørges, i stedet for gætværk til næste års kursusplan.
Du kan læse mere om kursusadministration her.
Automatisk brugerstyring: brugeren opstår og forsvinder af sig selv
Selvbetjening forudsætter, at brugeren findes i systemet med de rigtige oplysninger. Det er her den anden halvdel kommer ind.
Stamdata-integrationen synkroniserer brugerne i Plan2learn med jeres HR-system, lønsystem eller kundedatabase. Navn, mail, mobil, stillingsbetegnelse og organisatorisk tilhørsforhold vedligeholdes automatisk. Medarbejderen skal ikke selv oprette sin profil, og ingen skal rette den, når personen skifter afdeling.
Tre ting følger med:
- Brugeren oprettes automatisk, når medarbejderen oprettes i kildesystemet
- Brugeren deaktiveres automatisk, når medarbejderen forlader organisationen
- Single Sign-On betyder, at der ikke er endnu et kodeord at administrere eller nulstille
Når stamdata er på plads, kan målgrupper beregnes automatisk ud fra afdeling, stillingskode, uddannelse, anciennitet og ansættelsesdato. Den nye medarbejder får altså ikke bare en bruger. Vedkommende får også de kurser, der hører til rollen, uden at nogen har trykket på noget.
Manuel brugeroprettelse er mere end en tidsrøver
Den del, de fleste undervurderer, er ikke oprettelsen. Det er nedlukningen.
Når en bruger oprettes i hånden, bliver den også lukket i hånden. Og lukningen er den opgave, der først bliver glemt, fordi ingen savner en konto, der ikke bliver brugt. PwC’s cyberguide anbefaler netop at have en solid proces for at fjerne adgange, så fratrådte medarbejdere ikke kan komme ind i systemerne efter ansættelsens ophør, og at tildele rettigheder efter et arbejdsbetinget behov frem for at kopiere en eksisterende brugers profil.
Dertil kommer persondatasiden. Datatilsynet gør i sin vejledning om sletning opmærksom på, at oplysninger skal slettes af egen drift, når det ikke længere er nødvendigt at have dem af hensyn til de formål, de blev indsamlet til. Vejledningen peger på, at det kan være en fordel at fastsætte slettefrister. Reglerne gælder også for de oplysninger, I indsamler om jeres ansatte.
En integration løser ikke hele den opgave for jer. Men den fjerner den mest almindelige årsag til, at en konto bliver stående: at nogen skulle huske det. Du kan læse mere om sikkerhed i Plan2learn her.
Når selvbetjening ikke er nok
Selvbetjening passer ikke til alle grupper. Nogle medarbejdere sidder ikke ved en skærm til daglig. Andre steder er det en planlægger, der disponerer kurser for et helt hold.
Her kan administrationen uddelegeres i stedet for at samles hos HR:
- Lederen får overblik over sine egne medarbejderes aktiviteter og kan tilmelde dem direkte
- Sagsbehandlermodulet lader en medarbejder til- og framelde andre brugere til flere aktiviteter i ét arbejdsgang og overtage systemmailene om tilmeldingerne
Pointen er ikke, at ingen skal administrere noget. Pointen er, at administrationen skal ligge så tæt på medarbejderen som muligt, og at HR ikke skal være mellemled i rutineopgaver.
Regnestykket, I kan lave i dag
Esbjerg Kommunes sundheds- og omsorgsafdeling brugte op mod 15 minutter på at tilmelde én bruger til 15 kurser manuelt. Med cirka 3.000 medarbejdere og op til 31 obligatoriske kurser hver vurderer kommunen i dag besparelsen til mellem 1.000 og 1.500 timer om året i afdelingen efter at have automatiseret tildelingen. Læs hele casen her.
I behøver ikke regne lige så grundigt. Tag bare ét tal: hvor mange minutter bruger I i gennemsnit på at oprette og tilmelde én ny medarbejder, og hvor mange ansatte I sidste år?
Book en dehttps://www.plan2learn.dk/book-demo/, så ser vi på, hvor meget af jeres nuværende brugeradministration der realistisk kan køre af sig selv.
