Gladsaxe Kommune – Automatisk administration af ferieaktiviteter giver Glad Sommer

Gladsaxe Kommune har igen i år udbudt over 68 forskellige sommerferie aktiviteter for kommunens børn, og kunne prale med over 1200 tilmeldinger og 3000 aktive browsere på førstedagen. Et kø-system og automatisk administration gjorde dette års tilmeldingsproces effektiv og gnidningsfri.

Utilfredshed fører til nyt system

I Gladsaxe Kommune har de mange år i træk afholdt konceptet Glad Sommer, et initiativ der udbyder en lang række aktiviteter for børn i sommerferien. Det er et koncept, som kommunen sætter en stor stolthed i, og som mange borgere ser frem til hvert år.

”Vi har holdt de her sommerferieaktiviteter i mange år efterhånden. Jeg vil endda vove at sige, at vi er en af de førende kommuner på det område. Vi afholder et meget stort antal af aktiviteter, og vores borgere er også begyndt at forvente dem af os. Derfor er det vigtigt at hele processen forløber så gnidningsfrit som muligt” fortæller Hanne Allesø, administrativ medarbejder i Gladsaxe Kommune.

Jeg husker stadig oceanerne af tid, som jeg plejede at bruge på at rydde op i det gamle system. Jeg måtte også snakke med utilfredse borgere i telefonen, simpelthen fordi der gik så meget galt. Det har været en kæmpe fordel at få et system, som bare virker som det skal, og medarbejdere i plan2learn, som altid gerne vil lytte og hjælpe. Nu venter jeg bare i spænding til næste års tilmeldinger - Hanne Allesø, administrativ medarbejder i Gladsaxe Kommune.

Det oprindelige system, som blev brugt til at afvikle tilmeldingerne, fungere dog ikke optimalt, hvilket fik kommunen til at vende blikket mod plan2learn.

”Vores første system skabte en del problemer og utilfredshed fra borgerne, så vi satte os ned og besluttede, hvad et nyt system skulle opfylde af krav. Vi havde allerede plan2learn i brug i kommunen, og efter en længere samtale med vores kontaktpersoner herfra, valgte vi at afholde hele processen i systemet fremover. Vi følte at der var en forståelse for vores situation og udfordringer hos plan2learn, som vi ikke fik andre steder” uddyber Hanne Allesø.

Samarbejde sikrer fuldkomment system

Et løbende samarbejde blev skudt i gang, hvor der årligt blev afholdt en kort opsamling på erfaringer og muligheder for forbedring. I skrivende stund har kommunen netop afsluttet endnu en tilmeldingsrunde, og Hanne Allesø er tilfreds med resultatet.

”Vi har lige gennemført endnu en tilmeldingsrunde, og det var en utrolig god oplevelse. Vi havde ingen uventede udfordringer, og det er ellers meget normalt, når så mange elementer skal spille sammen. Der er måske nogle som vil mene, at vi dækker os for meget ind med både kø-system, og en ansat fra plan2learn, som står klar med assistance. Men vi har bare erfaret, at det er bedst at være forberedt” forklarer Hanne Allesø.

Kø til sommerferieaktiviteter

Kø-system og udtrækning sørger for fair tilmelding

Kommunen havde oprettet 68 hold fordelt på forskellige aktiviteter, der indeholdt alt fra volleyball, basketball og badminton til cirkusaktiviteter. Tilmeldingen blev håndteret gennem flere runder, hvor der i første runde var sat en grænse på én aktivitet pr. barn. Dette skulle være med til at sikre, at alle fik en chance for en plads.

Derudover var der lavet et kø-system, som åbnede 2 timer før tilmeldingen blev skudt i gang. Dette var det velkendte Queue-It, som mange vil have stiftet bekendtskab med fra hjemmesider som coronaproever.dk. Her fik alle de ventende borgere tildelt et nummer, og systemet lavede derefter en tilfældig rækkefølge, så det ikke kun var de hurtigste, der kunne få en af pladserne.

Vil du læse mere om simpel administration af kurser og aktiviteter?

”Vi har altid haft et kø-system, da det hjælper med at håndtere det store pres af flere hundrede borgere, som logger ind samtidig via flere devices. Kl 16 åbner vi for køen, og kl 18 uddeler systemet tilfældige pladser til alle i køen. Vi mener at en tilfældig udtrækning er mest fair, da forældrene har vidt forskellige arbejdsdage, og ikke skal straffes for at logge på lidt senere” fortæller Hanne Allesø.

Borgerne starter på Gladsaxes Kommune’s hjemmeside, hvorefter de klikker sig videre og bliver placeret i kø-systemet. Når systemet så tilfældigt har valgt borgerens nr, så vil de blive lukket ind i et skjult katalog. Her kan de så vælge fra den brede vifte af aktiviteter, så længe der stadig er pladser på det givne hold.

Katalog af ferieaktiviteter

Næste år afventes med spænding

Med en succesfuld runde af tilmeldinger bag sig, vender Hanne Allesø nu blikket mod næste år.

”Jeg synes vi er nået til at rigtig godt sted lige nu, hvor systemet fungerer optimalt. Jeg kan ikke komme på flere funktioner, eller mere som skulle puttes på. Jeg husker stadig oceanerne af tid, som jeg brugte på at rydde op i det gamle system. Jeg måtte også snakke med utilfredse borgere i telefonen, simpelthen fordi der gik så meget galt. Det har været en kæmpe fordel at få et system, som bare virker som det skal, og medarbejdere i plan2learn, som altid gerne vil lytte og hjælpe. Nu venter jeg bare i spænding til næste års tilmeldinger” slutter Hanne Allesø.

Vil du høre mere?